Warto wiedzieć

Aby ocenić, czy dany projekt spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej (B+R), należy przeanalizować go pod kątem trzech kluczowych elementów:

1. Twórczości
   W ramach działalności B+R konieczne jest wystąpienie elementu twórczości, co oznacza, że projekt powinien wiązać się z rozwiązaniem problemu lub wyzwaniem, które nie miało wcześniej gotowego rozwiązania. Ważne jest, aby w trakcie realizacji projektu wystąpiły trudności związane z osiągnięciem założonych celów. Projekt uznaje się za zakończony sukcesem, jeśli udało się pokonać te trudności i osiągnąć zakładane cele, nawet jeśli proces wymagał nowych metod czy podejść. Twórczość w tym kontekście odnosi się do wprowadzenia czegoś nowego, zarówno pod względem technologii, jak i produktów.
2. Systematyczności
   Systematyczność w projekcie oznacza, że musi on być odpowiednio zaplanowany. Ważne jest, aby projekt posiadał jasno określony cel oraz harmonogram realizacji. Każdy etap projektu powinien być dokładnie zapisany, a także mieć opisany proces realizacji oraz spodziewane rezultaty. Systematyczność zapewnia, że projekt ma jasno określony kierunek i strukturalny przebieg, co umożliwia skuteczne monitorowanie postępów oraz ocenę jego rezultatów.
3. Zdobycia i wykorzystania nowej wiedzy
   Projekt B+R powinien prowadzić do zdobycia nowej wiedzy, której wcześniej nie było lub umiejętności, które wcześniej nie były dostępne w danej firmie. Oznacza to, że wnioski wyciągnięte z projektu muszą prowadzić do rozwoju technologii lub procesów, które są innowacyjne i mają wartość dodaną. Nowa wiedza może dotyczyć zarówno teorii, jak i praktyki, a jej wykorzystanie pozwala na dalszy rozwój firmy i wprowadzenie nowych rozwiązań na rynku.

Dodatkowo:
Podejmowania ryzyka
Działalność badawczo-rozwojowa wiąże się z podejmowaniem ryzyka, ponieważ istnieje pewna niepewność co do osiągnięcia zamierzonych celów. Projekt B+R nie musi zakończyć się sukcesem – ważne jest, że w trakcie jego realizacji przedsiębiorstwo podejmuje wysiłek poszukiwania nowych rozwiązań, nawet jeśli wyniki są niepewne.
Zgodności z definicją działalności B+R
Na koniec warto upewnić się, że projekt jest zgodny z oficjalną definicją działalności badawczo-rozwojowej. Zgodnie z przepisami, działalność B+R obejmuje:

• badania podstawowe – prace mające na celu poszerzenie wiedzy ogólnej bez bezpośredniego zastosowania komercyjnego;
• badania stosowane – prace, które dążą do zastosowania wyników badań podstawowych w nowych produktach, procesach lub usługach;
• eksperymentalny rozwój – prace ukierunkowane na tworzenie nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług.

Dokumentacja kosztów B+R
Aby projekt mógł zostać uznany za B+R w kontekście ulgi podatkowej, przedsiębiorstwo musi prawidłowo udokumentować koszty związane z pracami B+R, w tym wynagrodzenia pracowników, koszty materiałów, usług zewnętrznych i pozostałych wydatków związanych z działalnością badawczo-rozwojową.
Ocena innowacyjności na poziomie przedsiębiorstwa
Ważnym kryterium jest, aby projekt był innowacyjny w skali danego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że nowe rozwiązania muszą przynajmniej wprowadzać istotne zmiany w firmie, nawet jeśli nie mają charakteru przełomowego w skali globalnej.

Nie ma wymogu posiadania wydzielonego działu B+R w strukturze firmy. Wiele przedsiębiorstw, które korzystają z ulgi B+R, nie tworzy odrębnego działu, a prace badawczo-rozwojowe realizowane są w ramach innych obszarów, takich, jak:

• Dział produkcji

W firmach produkcyjnych prace B+R mogą obejmować rozwój nowych technologii produkcyjnych, optymalizację procesów, testowanie nowych materiałów lub wprowadzanie nowych linii produkcyjnych. Dział produkcji współpracuje z innymi działami w celu wprowadzenia innowacji do procesów wytwórczych.

• Dział badań

W firmach o charakterze naukowym lub technologicznym dział badań prowadzi prace badawcze, których celem jest odkrywanie nowych rozwiązań technologicznych, opracowywanie nowych metod czy poszukiwanie nowych zastosowań dla istniejących technologii. Dział ten jest kluczowy w branżach takich jak farmaceutyka, biotechnologia czy nanotechnologia.

• Dział inżynierii

Dział inżynierii koncentruje się na rozwoju nowych urządzeń, maszyn, rozwiązań technologicznych czy usprawnieniu procesów produkcyjnych. Prace B+R w tym dziale obejmują m.in. projektowanie prototypów, testowanie nowych technologii oraz rozwój nowych procesów inżynieryjnych.

• Dział IT (Technologie informacyjne)

Dział IT odgrywa kluczową rolę w działalności B+R, zwłaszcza w firmach technologicznych. W ramach B+R dział IT jest odpowiedzialny za opracowywanie nowych rozwiązań informatycznych, rozwój oprogramowania, integrację nowych technologii oraz tworzenie innowacyjnych narzędzi, które mogą wspierać działalność firmy. W szczególności obejmuje to rozwój algorytmów, systemów sztucznej inteligencji, nowych aplikacji oraz usprawnianie infrastruktury IT w celu zwiększenia efektywności i innowacyjności.

• Dział projektowy

Dział projektowy w firmach zajmuje się realizacją przedsięwzięć związanych z opracowywaniem nowych produktów, usług lub rozwiązań technologicznych. Prace B+R w tym dziale koncentrują się na planowaniu, koordynowaniu i wdrażaniu nowych projektów, często o charakterze innowacyjnym. Dział projektowy może współpracować z innymi działami, takimi jak IT, R&D czy inżynieria, aby wprowadzić nowe rozwiązania do produkcji, usług czy procesów biznesowych. Często obejmuje również zarządzanie cyklem życia projektu oraz monitorowanie postępów, co sprzyja skutecznemu wdrażaniu innowacji.

• Dział jakości

Dział jakości odpowiada za kontrolowanie standardów i procesów w firmie. W ramach B+R może zajmować się opracowywaniem nowych metod kontroli jakości, testowaniem nowych materiałów lub rozwiązań technologicznych, które mogą podnieść jakość produktów lub procesów produkcyjnych.

• Dział marketingu

Choć dział marketingu rzadko jest uznawany za część działalności B+R, w kontekście innowacji produktowych i usługowych może odgrywać pewną rolę. Często obejmuje on badanie rynku, analizę preferencji konsumentów oraz testowanie nowych produktów lub usług, co może stanowić element prac badawczo-rozwojowych, choć nie jest to powszechne. W niektórych przypadkach, szczególnie w firmach intensywnie inwestujących w innowacje, marketing może mieć wpływ na procesy B+R.

Warto zauważyć, że działalność B+R może przebiegać w różnych działach w zależności od specyfiki firmy i branży, w której ona działa. Każdy z wymienionych działów może wnieść istotny wkład w rozwój nowych technologii, produktów czy usług.

Dofinansowania i ulgi B+R są ze sobą w pełni kompatybilne, co potwierdzają liczne interpretacje podatkowe. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą jednocześnie korzystać z ulgi B+R oraz dotacji, pod warunkiem, że do ulgi B+R kwalifikuje się wyłącznie wkład własny w finansowany projekt, a poniesione koszty są zgodne z zasadami i katalogiem kosztów kwalifikowanych określonym w ustawie CIT. W praktyce oznacza to, że te same koszty (tzw. „ta sama złotówka”) mogą być objęte zarówno dotacją, jak i ulgą B+R, jednak łączna suma wsparcia z obu źródeł nie może przekroczyć 100% poniesionych wydatków.

Warto dodać, że ulgę B+R można łączyć z innymi formami wsparcia, takimi jak Polska Strefa Inwestycji (PSI) oraz innymi ulgami proinnowacyjnymi, co pozwala na maksymalizację korzyści podatkowych i wspiera dalszy rozwój firmy.

Ulga B+R może być zastosowana nawet w przypadku, gdy przedsiębiorca nie osiąga dochodu (brak podatku dochodowego) lub rozlicza stratę podatkową. W takim przypadku ulga może być rozliczana i uwzględniana w CIT/PIT-BR, ale nie jest konsumowana. Pozwala to na jej przesunięcie na przyszłe lata, gdzie jej „nadwyżka” może stanowić formę „tarczy podatkowej”. Dodatkowo, firma może wykorzystać wygenerowaną „nadwyżkę” ulgi B+R do zaniechania poboru zaliczek na PIT od pracowników w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników, wspierając w ten sposób tych specjalistów, którzy są zaangażowani w prace badawczo-rozwojowe.

Dla firm, które chcą skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników, największym wyzwaniem jest określenie, od kiedy mogą zacząć ją stosować. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy składają korektę zeznania podatkowego, jak i bieżących rozliczeń CIT/PIT-BR. Przepisy i interpretacje są w tej sprawie niespójne lub pozostawiają pewną przestrzeń do ich interpretacji, więc musimy wypracować najbezpieczniejsze podejście, aby uniknąć ryzyka.

Firmy mogą uzyskać oszczędności podatkowe nawet do 5 lat wstecz, jeśli wcześniej nie skorzystały z przysługujących im ulg. Dotyczy to m.in. ulgi B+R, ulg na robotyzację czy innych dostępnych rozwiązań podatkowych. Warunkiem jest spełnienie odpowiednich kryteriów oraz posiadanie dokumentacji potwierdzającej kwalifikowane wydatki z poprzednich lat.